1. Erste Schritte

1.1 Anmeldung und Zwei-Faktor-Authentifizierung

HAL ist eine cloudbasierte Anwendung und läuft vollständig im Browser — ohne Installation. Rufen Sie app.hal.care auf jedem Gerät (Desktop, Tablet, Smartphone) auf.

1. E-Mail und Passwort eingeben

   Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein. Das Passwort wurde Ihnen beim Onboarding per E-Mail zugesendet. Ändern Sie es beim ersten Login unter Personal → Sicherheit.

2. 2FA-Code eingeben

   HAL erfordert Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Nutzer. Beim ersten Login werden Sie aufgefordert, eine Authenticator-App einzurichten (z. B. Google Authenticator, Authy, 1Password). Scannen Sie den QR-Code und geben Sie den 6-stelligen Code ein.

3. Dashboard erscheint

   Sie sehen die Übersicht Ihrer Praxis. Bei jedem weiteren Login reicht E-Mail, Passwort und der aktuelle 2FA-Code.

1.2 Rollen und Zugriffsrechte

Jeder Mitarbeiter hat eine Rolle, die seinen Zugriff auf Funktionen steuert. Rollen werden vom Inhaber zugewiesen.

Rolle	Zugriff	Besonderheiten
Inhaber/in	Vollzugriff auf alle Bereiche	Einzige Rolle mit Zugriff auf Ausgaben, Statistiken und Lizenz-Tab
Stellvertreter/in	Fast alles außer Ausgaben und Statistiken	Kann Buchungsanfragen bestätigen, Termine verwalten, Rechnungen erstellen
Anmeldung	Patienten, Kalender, Rechnungen, Kassenbuch	Kann Buchungsanfragen bestätigen; kein Zugriff auf HR oder Ausgaben
Mitarbeiter/in	Eigene Termine, eigenes Kassenbuch, Patienten, Behandlungen	Kann keine Termine anderer sehen oder bearbeiten; kein Mahnwesen

1.3 Navigation und Aufbau

HAL ist in Tabs organisiert, die je nach Ihrer Rolle sichtbar sind. Die Tabs befinden sich in der Kopfzeile:

2. Dashboard (Übersicht)

Das Dashboard ist Ihre tägliche Schaltzentrale. Es zeigt alle relevanten Informationen auf einen Blick — ohne in einzelne Tabs navigieren zu müssen.

2.1 Kennzahlen und Widgets

In der oberen Zeile sehen Sie (je nach Rolle):

• Termine heute — Ihre persönlichen Termine für den heutigen Tag; darunter die Anzahl offener Buchungsanfragen
• Aufgaben offen — Anzahl Ihrer offenen Aufgaben; Klick navigiert direkt zu den Aufgaben
• Offene Rechnungen — Gesamtanzahl und ausstehender Betrag (nur Inhaber/Stellvertreter)
• Überfällig >30 Tage — Rechnungen, die bereits über 30 Tage offen sind und eine Mahnung benötigen

Für Inhaber und HR-berechtigte Mitarbeiter erscheint zusätzlich die HR-Zeile mit: Abwesende heute, Aktuell eingestempelt, Offene Urlaubsanträge.

2.2 Nächste Termine (48 h)

Die große Karte zeigt Ihre nächsten Termine der kommenden 48 Stunden. Direkt in der Liste können Sie den Status jedes Termins ändern:

• Geplant — Termin geplant, Patient noch nicht da
• Erschienen — Patient ist anwesend
• Nicht erschienen — Patient ist nicht erschienen
• Abgesagt — Termin wurde abgesagt

Über den Button Behandlung neben einem Termin gelangen Sie direkt zur Behandlungserfassung für diesen Patienten.

2.3 Aufgaben-Widget

Das Widget rechts zeigt Ihre nächsten offenen Aufgaben. Klicken Sie auf eine Aufgabe, um sie als erledigt zu markieren. Über Alle Aufgaben gelangen Sie zum vollständigen Aufgaben-Tab.

3. Kalender & Termine

Der Kalender zeigt alle Termine Ihrer Praxis. Inhaber und Stellvertreter sehen alle Termine; Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen.

3.1 Neuen Termin anlegen

1. Auf einen freien Zeitslot klicken

   Klicken Sie im Kalender auf die gewünschte Zeit. Ein Formular öffnet sich.

2. Pflichtfelder ausfüllen

   Titel (Behandlungsart), Mitarbeiter, optionaler Patientenname, Start- und Endzeit.

3. Speichern

   Der Termin erscheint sofort im Kalender — für alle Mitarbeiter sichtbar.

3.2 Termin bearbeiten und Status setzen

Klicken Sie auf einen Termin, um das Bearbeitungsformular zu öffnen. Hier können Sie alle Felder ändern, den Status aktualisieren und den Termin löschen.

Den Status können Sie auch direkt im Dashboard oder im Kalender über das Status-Dropdown ändern — ohne das Formular zu öffnen.

3.3 Buchungsanfragen (Online-Buchung)

Wenn das Online-Buchungs-Modul aktiv ist, erscheinen Patientenanfragen mit dem Status Anfrage. Diese müssen von Inhaber, Stellvertreter oder Anmeldung bestätigt werden:

1. Anfrage öffnen

   Klicken Sie auf den Termin mit Status "Anfrage".

2. Bestätigen oder Ablehnen

   Wählen Sie "Bestätigt" oder "Abgesagt". Der Patient erhält keine automatische Benachrichtigung (zum aktuellen Zeitpunkt).

4. Patientenverwaltung

Der Patienten-Tab ist das Herzstück von HAL. Hier liegen alle Stammdaten, die gesamte Behandlungshistorie und alle Dokumente eines Patienten.

4.1 Neuen Patienten anlegen

1. + Neuer Patient

   Klicken Sie auf die Schaltfläche oben rechts im Patienten-Tab.

2. Stammdaten eingeben

   Name (Pflichtfeld), Geburtsdatum, Kontaktdaten, Adresse, Krankenkasse, Hausarzt, Notfallkontakt.

3. Speichern

   Der Patient ist sofort in der Liste und in der Suche auffindbar.

4.2 Die Patientenakte

Klicken Sie auf einen Patienten in der Liste, um die Akte zu öffnen. Die Akte zeigt in Tabs:

• Stammdaten — alle Kontaktinformationen, bearbeitbar per Klick
• Behandlungen — alle erfassten Behandlungen mit SOAP-Notizen
• Rechnungen — alle Rechnungen des Patienten mit Status
• Dokumente — hochgeladene Dateien, Befunde, Einwilligungen
• Chronik — vollständiger Kommunikations-Hub (s. 4.3)

Oben rechts in der Akte finden Sie den Button Patientendaten exportieren — dieser erzeugt ein druckfertiges HTML-Dokument mit der gesamten Akte.

4.3 Kommunikations-Hub

Der Kommunikations-Hub zeigt eine chronologische Timeline aller Aktivitäten eines Patienten:

• Alle Termine (mit Status und Uhrzeit)
• Alle Behandlungseinträge (mit Kurznotiz)
• Alle Rechnungen (mit Betrag und Status)
• Alle hochgeladenen Dokumente
• Interne Notizen (nur für das Team sichtbar)

Über das Eingabefeld unten können Sie jederzeit eine interne Notiz hinzufügen — sie erscheint sofort in der Timeline aller Mitarbeiter.

5. Behandlungen & Dokumentation

5.1 SOAP-Dokumentation

Jede Behandlung wird nach dem SOAP-Schema dokumentiert:

• S (Subjektiv) — Was der Patient berichtet: Beschwerden, Befinden, Schmerzen
• O (Objektiv) — Was Sie messen/beobachten: Befund, Beweglichkeit, Tests
• A (Assessment) — Ihre Einschätzung, Diagnose, ICD-10-Code
• P (Plan) — Weiteres Vorgehen, nächste Behandlung, Hausaufgaben

1. Behandlung öffnen

   Wechseln Sie zum Tab "Behandlungen". Suchen Sie den Patienten oben rechts oder wählen Sie "Neue Behandlung".

2. SOAP-Felder ausfüllen

   Alle vier Felder sind optional — füllen Sie nur aus, was relevant ist. ICD-10 kann über die Suche eingegeben werden.

3. Speichern und PDF exportieren

   Die Behandlung wird gespeichert. Optional können Sie direkt ein unterschreibbares PDF für den Patienten erzeugen.

5.2 Behandlungspläne

Im Tab "Pläne" legen Sie strukturierte Behandlungspläne mit Therapiezielen an. Jeder Plan hat:

• Behandlungsziel (z. B. "Schmerzfreiheit LWS nach 8 Wochen")
• Geplante Anzahl Einheiten
• Verknüpfte Behandlungseinträge (Fortschrittsanzeige)
• Abrechnung: direkt aus dem Plan eine Rechnung erstellen

5.3 Befundbögen

Im Tab "Befunde" stehen fachspezifische Erhebungsbögen zur Verfügung (z. B. Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie). Die Bögen führen strukturiert durch die relevanten Fragen Ihrer Fachrichtung und erzeugen ein druckfähiges PDF.

6. Rechnungen & Abrechnung

6.1 Rechnung erstellen

1. + Neue Rechnung

   Im Tab "Rechnungen" oben rechts, oder direkt aus einem Behandlungsplan heraus.

2. Patient und Leistungen

   Patientenname wählen (Autocomplete), dann Positionen hinzufügen: Leistungsbezeichnung, Menge, Einzelpreis. Optional aus dem Abrechnungskatalog (GOÄ/GOZ) wählen.

3. MwSt. und Zahlungsart

   Mehrwertsteuersatz wählen (0%, 7%, 19%). Rechnungsdatum und optional ein Fälligkeitsdatum setzen.

4. Speichern und als PDF versenden

   Rechnung erscheint in der Liste mit Status Offen. PDF kann gespeichert oder per E-Mail versendet werden.

6.2 Mahnwesen

Offene Rechnungen, die über 14 Tage nicht bezahlt wurden, können manuell in eine Mahnstufe gesetzt werden. Drei Mahnstufen stehen zur Verfügung:

• Mahnung 1 — Erste freundliche Erinnerung
• Mahnung 2 — Zweite Mahnung mit Frist
• Mahnung 3 — Letzte Mahnung vor Inkasso

Den Status setzen Sie direkt in der Rechnungsübersicht über das Dropdown-Menü. Das Dashboard zeigt Rechnungen, die über 30 Tage überfällig sind, rot hervorgehoben.

6.3 DATEV-Export (Premium/Enterprise)

Der DATEV-Export erzeugt eine EXTF-Buchungsstapel-Datei, die direkt in DATEV importiert werden kann.

1. DATEV-Export öffnen

   Im Rechnungs-Tab oben rechts → "DATEV exportieren" (nur sichtbar wenn das DATEV-Modul aktiv ist).

2. Zeitraum und Filter wählen

   Datum von/bis, optional nur bestimmte Status (offen/bezahlt). Kontonummern für Ihren Steuerberater eingeben.

3. CSV exportieren

   Die Datei wird heruntergeladen und kann dem Steuerberater übergeben werden.

7. Dokumentenmanagement

Dokumente sind immer einem Patienten zugeordnet und werden in der Patientenakte unter dem Tab "Dokumente" verwaltet.

7.1 Dokumente hochladen

1. Patientenakte öffnen

   Wechseln Sie zu einem Patienten und klicken Sie auf den Tab "Dokumente".

2. Datei hochladen

   Klicken Sie auf "+ Dokument hochladen" oder ziehen Sie eine Datei per Drag & Drop in den markierten Bereich. Unterstützte Formate: PDF, JPG, PNG, TIFF und weitere gängige Formate.

3. Kategorie und Name

   Vergeben Sie optional eine Kategorie (Befund, Überweisung, Einwilligung, Bild, Sonstiges) und einen beschreibenden Dateinamen.

7.2 Smart Dokumente / OCR (Premium/Enterprise)

Mit dem OCR-Modul erkennt HAL automatisch den Text in gescannten Dokumenten und PDFs. Nach dem Upload erscheint das Dokument zunächst mit dem Status Verarbeitung, danach mit Erkannt. Der erkannte Text ist dann durchsuchbar.

8. Aufgaben

Das Aufgaben-System ermöglicht praxisinterne To-dos mit Fälligkeit, Priorität und Mitarbeiterzuweisung. Alle Aufgaben sind in Echtzeit für alle relevanten Mitarbeiter sichtbar.

8.1 Neue Aufgabe anlegen

1. + Neue Aufgabe

   Im Tab "Aufgaben" oben rechts.

2. Titel und Details

   Pflichtfeld: Titel. Optional: Beschreibung, Priorität (Niedrig / Normal / Hoch / Dringend), Fälligkeitsdatum, Patientenbezug, Zuweisung an Mitarbeiter.

3. Speichern

   Die Aufgabe erscheint sofort in der Liste und im Aufgaben-Widget auf dem Dashboard.

8.2 Aufgaben verwalten

Im Aufgaben-Tab sehen Inhaber und Stellvertreter alle Aufgaben der Praxis. Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Aufgaben. Aufgaben können als "Erledigt" markiert werden — sie verschwinden dann aus der aktiven Liste, bleiben aber im Archiv.

9. Kassenbuch & Ausgaben

9.1 Kassenbuch

Das Kassenbuch erfasst alle Bargeldbewegungen der Praxis. Mitarbeiter sehen und erfassen nur ihre eigenen Einträge; Inhaber und Stellvertreter sehen alle Einträge.

• Einnahme — Barzahlung eines Patienten, Kassenbestand erhöht sich
• Ausgabe — Bareinkauf (z. B. Verbrauchsmaterial), Kassenbestand sinkt

Der aktuelle Kassenbestand wird oben angezeigt. Alle Einträge können exportiert werden.

9.2 Ausgaben (Inhaber/Stellvertreter)

Im Tab "Ausgaben" erfassen Sie Praxiskosten, die nicht über das Kassenbuch laufen (Miete, Versicherungen, Materialien per Rechnung). Diese Daten stehen für den DATEV-Export und die Statistiken zur Verfügung.

Fotodokumentation

Die Fotodokumentation ermöglicht das patientenbezogene Speichern von Behandlungsfotos — Wundverläufe, Vor/Nachher-Aufnahmen, Befundbilder. Alle Fotos sind direkt mit der Patientenakte verknüpft.

Fotos hochladen

1. Patient suchen

   Geben Sie den Patientennamen in die Suchleiste ein und wählen Sie den Patienten aus.

2. + Foto hochladen

   Klicken Sie auf den Button oben rechts. Wählen Sie das Bild, vergeben Sie Kategorie (z. B. "Wunde / Befund"), Phase (Vorher/Nachher/Verlauf), Datum und optionale Beschreibung.

3. Hochladen

   Das Bild wird in der Fotogalerie dieses Patienten gespeichert.

Vor/Nachher-Vergleich

Aktivieren Sie den "Vor/Nachher-Vergleich"-Modus (Button oben rechts). Sie sehen beide Phasen nebeneinander für einen direkten visuellen Vergleich.

Patientenkommunikation — Direkte Nachrichten

Die Patientenkommunikation ermöglicht es, direkte Nachrichten an einzelne Patienten zu senden. Patienten sehen diese Nachrichten beim nächsten Login im Patientenportal und können antworten.

Nachricht senden

1. Tab „Nachrichten" öffnen

   Wählen Sie links einen bestehenden Thread oder suchen Sie nach einem neuen Patienten.

2. Nachricht schreiben

   Tippen Sie im Eingabefeld unten. Senden mit dem Button oder Strg+Enter.

Ungelesene Patientenantworten werden mit einem roten Badge (Anzahl) in der Thread-Liste angezeigt. Beim Öffnen des Threads werden alle Nachrichten automatisch als gelesen markiert.

Arztbriefe & eAU

Arztbriefe & Befundberichte

Der Tab "Arztbriefe" ermöglicht das Erstellen strukturierter Arztbriefe aus Vorlagen mit automatischer Patientendaten-Befüllung.

1. Patient auswählen

   Suchen Sie links nach dem Patienten. Name, Geburtsdatum und Adresse werden automatisch in die Vorlage eingefügt.

2. Vorlage wählen

   Wählen Sie eine Vorlage (z. B. Arztbrief Standard, Attest/Bescheinigung) oder tippen Sie den Text frei.

3. Drucken / Speichern

   Der Brief wird als druckfähiges PDF geöffnet. Optional können Sie ihn im Verlauf speichern.

Platzhalter in Vorlagen: {{patient_name}}, {{birth_date}}, {{address}}, {{practice_name}}, {{doctor_name}}, {{datum}}.

eAU — Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Der Tab "eAU" erstellt druckfertige AU-Bescheinigungen (Muster 1, Ausgabe für den Arbeitgeber).

• Patient per Suche auswählen — Stammdaten werden automatisch übernommen
• Erst- oder Folgebescheinigung wählen
• AU-Zeitraum (Von/Bis), Feststellungsdatum, ICD-10-Code (optional)
• Ursache: Krankheit / Arbeitsunfall / Erkrankung des Kindes (§ 45 SGB V)
• Stationäre Behandlung: Checkbox
• Druck als PDF + Speicherung im Verlauf

Buchhaltung (GuV / EÜR / USt-VA)

Das Buchhaltungsmodul (Premium/Enterprise) bietet eine integrierte betriebswirtschaftliche Auswertung direkt in HAL — ohne Export ins externe Tool.

• GuV — Gewinn- und Verlustrechnung nach Monat und Jahr
• EÜR — Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit § 4 Abs. 3 EStG-konformer Darstellung
• USt-Voranmeldung — Zusammenfassung der umsatzsteuerpflichtigen Umsätze (monatlich/quartalsweise)
• Alle Werte basieren auf den in HAL erfassten Rechnungen und Ausgaben

Notfallkette & Notfallplan

Der Notfallplan enthält alle relevanten Notfallkontakte, Standorte der Notfallausrüstung und Verfahrensanweisungen — jederzeit abrufbar, auch ohne Internetverbindung (gedruckt).

Inhaber können den Plan im Edit-Modus anpassen. Standardwerte (Notruf 112 etc.) können per Button geladen werden. Der Plan wird als JSONB in der Datenbank gespeichert und ist von jedem Gerät abrufbar.

Vertragsmanagement

Alle Praxisverträge zentral — keine losen Aktenordner mehr. Das Vertragsmanagement (Inhaber/Stellvertreter, Enterprise) zeigt auf einen Blick, welche Verträge ablaufen.

• Vertragstypen: Mietvertrag, Leasing, Wartungsvertrag, Versicherung, Software/SaaS, Dienstleistung, Sonstiges
• Felder: Bezeichnung, Anbieter, Laufzeit Von/Bis, monatliche Kosten, Notizen (Kündigungsfristen etc.)
• Ablauf-Alerts: Orange bei ≤ 60 Tagen, Rot bei ≤ 14 Tagen
• Filter: Alle / Aktiv / Läuft ab / Abgelaufen

HR: Zeiterfassung & Urlaub

HR-Funktionen erfordern das HR-Modul (Premium/Enterprise). Nur Inhaber, Stellvertreter und Mitarbeiter mit HR-Zugang sehen alle Einträge und können genehmigen.

Zeiterfassung

• Einstempeln / Ausstempeln: Button "Jetzt einstempeln" — speichert aktuelle Uhrzeit
• Einträge können manuell korrigiert werden (Nacherfassen für vergangene Tage)
• Überstunden (über 8 h täglich) werden amber hervorgehoben
• Wochen- und Monats-Überstunden pro Mitarbeiter in der Team-Übersicht

Urlaub & Abwesenheit

Abwesenheitstypen: Urlaub, Krank, Sonderurlaub, Kind krank, Freistellung. Mitarbeiter stellen Anträge; Inhaber/HR genehmigen oder lehnen ab. Genehmigte Abwesenheiten erscheinen im Dashboard-Widget und im Dienstplan.

Stunden & Urlaubskontingent konfigurieren

Unter "Stunden & Urlaub" (Personal-Tab, Inhaber/HR) stellen Sie pro Mitarbeiter die Sollwochenstunden und Urlaubstage pro Jahr ein. Diese Werte fließen in Überstunden-Berechnungen und Resturlaubs-Anzeige ein.

HR: Dienstplan

Der Dienstplan (Personal-Tab → Dienstplan, HR-Modul, nur Inhaber/Stellvertreter/HR) zeigt eine Wochenübersicht aller Mitarbeiterschichten.

Schicht anlegen

1. Auf Zelle klicken

   Klicken Sie im Wochenraster auf die Zelle eines Mitarbeiters an einem bestimmten Tag.

2. Schichtvorlage oder Eigenzeit

   Wählen Sie: Frühdienst, Spätdienst, Ganztag oder individuelle Zeiten eingeben.

3. Speichern

   Die Schicht erscheint sofort im Raster. Abwesenheiten (Urlaub/Krank) werden orange hervorgehoben.

Mit "Vorwoche kopieren" übernehmen Sie den gesamten Schichtplan der Vorwoche. Über den Druck-Button erzeugen Sie einen druckfertigen Wochenplan.

HR: Fortbildungsnachweis & CME-Punkte

Der Fortbildungsnachweis (Personal-Tab → Fortbildungen, HR-Modul) protokolliert alle Schulungen und CME-Punkte je Mitarbeiter.

• Kategorien: Medizinisch/Fachlich, Hygiene, Datenschutz, Erste Hilfe, Geräteeinweisung, Sonstiges
• Felder: Titel, Anbieter, Kategorie, Datum, CME-Punkte, Zertifikat-URL
• Jahresübersicht: Fortschrittsbalken je Mitarbeiter (Ist-Punkte vs. Jahresziel)
• Inhaber/Stellvertreter sehen alle Mitarbeiter, Mitarbeiter nur eigene Einträge
• Jahresziel ist pro Mitarbeiter konfigurierbar (Standard: 25 CME-Punkte)

HR: EFZG-Tracker

Der EFZG-Tracker (Personal-Tab, HR-Modul, Stellvertreter+) berechnet automatisch die Krankengeldphasen nach § 3 EFZG für jeden Mitarbeiter auf Basis genehmigter Krankmeldungen.

Qualitätsmanagement

Das Qualitätsmodul (Enterprise / Qualität-Add-on) enthält NPS-Messung, Übergabeprotokoll und den monatlichen Praxisbericht.

NPS — Patientenzufriedenheit

Der Net Promoter Score misst die Weiterempfehlungsbereitschaft Ihrer Patienten auf einer Skala von 0–10:

• Promotoren (9–10): begeisterte Patienten, die aktiv weiterempfehlen
• Passive (7–8): zufrieden, aber nicht begeistert
• Detraktoren (0–6): unzufrieden, können dem Ruf schaden

NPS = % Promotoren − % Detraktoren. Über den Survey-Link-Generator erstellen Sie einen personalisierten Umfragelink.

Übergabeprotokoll

Das Übergabeprotokoll (Tab "Übergabe") fasst alle relevanten Informationen für die Schichtübergabe zusammen: morgige Termine, genehmigte Abwesenheiten, Patientenallergien, offene Rechnungen und aktuelle interne Notizen. Per Klick druckfertig als PDF ausgeben.

Hygienemanagement

Der Hygienemanager (Enterprise / Compliance-Add-on) digitalisiert Ihre Hygienechecklisten und erstellt ein lückenloses Protokollarchiv.

Tagesansicht

Jede Checkliste wird als Karte mit Status "Ausstehend" oder "Erledigt" angezeigt. Klicken Sie auf eine ausstehende Checkliste, um sie auszuführen: jeder Prüfpunkt ist einzeln abhakbar.

Templates

Unter "Vorlagen" legen Sie eigene Checklisten an (z. B. "Tägliche Desinfektion Behandlungsraum 1"). Name, Prüfpunkte und Häufigkeit sind frei konfigurierbar.

Archiv

Alle abgeschlossenen Checklisten mit Datum und ausführender Person werden dauerhaft archiviert — für interne und externe Audits.

Gerätewartung & Compliance

Der Gerätewartungsplan (Enterprise / Compliance-Add-on) verwaltet alle Medizingeräte mit Wartungsintervallen und Überprüfungsprotokollen.

• Gerät anlegen: Name, Typ, Seriennummer, letztes Prüfdatum, Intervall (Monate)
• Überfällig-Alert: Geräte, deren Prüfdatum überschritten ist, erscheinen rot auf dem Dashboard
• Wartungsprotokoll: Jede Wartung mit Datum, ausführender Person und Notiz dokumentieren
• Ausdruck: Wartungshistorie je Gerät als PDF

DSGVO-Verarbeitungsverzeichnis

Das Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO (Enterprise) wird automatisch aus Ihren aktiven Funktionen generiert.

• Jede datenschutzrelevante Verarbeitungstätigkeit (Patientendaten, Zeiterfassung, E-Mails etc.) wird mit Zweck, Rechtsgrundlage, Speicherdauer und Empfängern aufgelistet
• Druckbares PDF als Nachweis für Aufsichtsbehörden
• Wird automatisch aktuell gehalten, wenn Sie Funktionen aktivieren oder deaktivieren

Monatlicher Praxisbericht

Der Monatsbericht (Enterprise / Qualität-Add-on, Inhaber) konsolidiert alle relevanten Kennzahlen eines Monats in einem druckfähigen Dokument.

Monat und Jahr lassen sich frei wählen. Der Bericht kann direkt gedruckt oder als PDF gespeichert werden.

Broadcast-Nachrichten

Broadcast-Nachrichten (Professional+, Qualität-Modul) erlauben es, alle betroffenen Patienten mit einer Nachricht gleichzeitig zu informieren — z. B. bei Praxisschließungen oder Systemwartungen.

1. Empfänger definieren

   Wählen Sie "Patienten mit Termin im Zeitraum" (Datumsbereich eingeben) oder "Alle Patienten mit E-Mail-Adresse".

2. Vorschau

   Klicken Sie "Empfänger vorschau" — Sie sehen genau, an wen die Nachricht gesendet wird (Name + E-Mail), bevor Sie absenden.

3. Nachricht verfassen

   Betreff und Text eingeben. Platzhalter {{patient_name}} und {{practice_name}} verfügbar. Schnellvorlagen für häufige Anlässe (Praxisschließung, neue Leistungen) stehen bereit.

4. Senden

   Die Nachricht wird an alle Empfänger versendet und im Verlauf gespeichert.

Terminerinnerungen

Automatische Terminerinnerungen (Professional+, Qualität-Modul) senden eine E-Mail an Patienten mit E-Mail-Adresse, sobald ein Termin in der konfigurierten Vorlaufzeit liegt.

• Aktivieren/Deaktivieren: Toggle im Tab "Erinnerungen"
• Vorlaufzeit: Frei konfigurierbar (Standard: 24 Stunden vorher)
• E-Mail-Vorlage: Betreff und Text anpassbar, Platzhalter {{patient_name}}, {{date}}, {{time}}
• Erinnerungslog: Alle gesendeten Erinnerungen mit Status nachverfolgbar

Warteliste

Die Warteliste (sichtbar für Anmeldung und höhere Rollen) zeigt alle Patienten, die auf einen Termin warten — ohne festes Datum. Nützlich für kurzfristige Absagen oder stark frequentierte Leistungen.

• Eintrag hinzufügen — Patient, gewünschte Leistung, Notiz, Priorität und Eintrittsdatum
• Status: Wartend → Kontaktiert → Termin vereinbart → Abgesagt
• Automatischer Hinweis beim Anlegen eines neuen Termins: passende Wartelistenpatienten werden angezeigt
• Nur Management (Anmeldung+) hat Zugriff auf die Warteliste

Patientenportal (Professional/Enterprise)

Das Patientenportal gibt Patienten einen geschützten Bereich unter portal.hal.care — ohne App-Download, direkt im Browser. Login mit Patientennummer + Geburtsdatum.

Online-Buchung (Professional/Enterprise)

Patienten buchen Termine auf Ihrer persönlichen Buchungsseite unter termin.hal.care/[praxisname] — rund um die Uhr, ohne Anruf.

• 5-Schritt-Buchungsflow: Leistung → Datum → Uhrzeit → Kontaktdaten → Bestätigung
• Echtzeit-Verfügbarkeitsprüfung — keine Doppelbuchungen
• Öffnungszeiten und Feiertage werden automatisch berücksichtigt
• Buchungsanfragen erscheinen in HAL zur Bestätigung (Status: Anfrage)
• Eigene Akzentfarbe, Team-Vorstellung und Social-Links konfigurierbar

Statistiken & Analytics (Professional+)

Der Statistiken-Tab (nur für Inhaber sichtbar) bietet klare Kennzahlen zum Praxisbetrieb.

• Jahresvergleich: Umsatz aktuelles Jahr vs. Vorjahr mit Delta-Anzeige
• Therapeuten-Auswertung: Umsatz je Mitarbeiter
• Abrechnungscode-Ranking: Top-Leistungen nach Umsatz
• Top-10-Patienten nach Gesamtumsatz
• Monatstabelle mit Trend-Indikatoren und Jahresfilter
• Umsatz Live: Echtzeit-Umsatzchart für den laufenden Monat (nur Inhaber)

Digitale Einwilligungen (Professional+)

DSGVO-konforme Einwilligungsformulare digital unterzeichnen — mit Canvas-Unterschrift (Maus/Touch) und dauerhaftem PDF-Archiv.

• Vorlagen: DSGVO-Einwilligung, Behandlungsvertrag, Foto-/Video-Einwilligung
• Mehrere Formulare gleichzeitig mit einer Unterschrift
• PDF mit Praxisbriefkopf und Unterschriftsbild wird automatisch generiert
• Archiv aller unterzeichneten Einwilligungen in der Patientenakte
• Neue Vorlagen können in den Einstellungen erstellt werden

Abrechnungskatalog (Premium/Enterprise)

GOÄ, GOZ, BEMA, GebüH und Heilmittelkataloge direkt in HAL — per Klick in Behandlung und Rechnung übernehmen.

• GOÄ (~150 Codes), GOZ (~85), BEMA (~75), GebüH (~55)
• Heilmittel: Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Ernährung, Podologie
• Suche nach Code-Nummer oder Bezeichnung
• HAL empfiehlt automatisch passende Kataloge für Ihre Fachrichtung
• Direkte Übernahme in die aktuelle Behandlung oder Rechnung

Behandlungsräume (Enterprise)

Behandlungsräume anlegen und Terminen zuweisen — Auslastung auf einen Blick im Kalender sehen.

• Räume mit Name, Farbe und Sortierreihenfolge verwalten
• Zuweisung beim Erstellen oder Bearbeiten eines Termins (Dropdown)
• Farbiger Punkt + Raumname auf Terminkarten im Kalender
• Mehrere Räume können gleichzeitig aktiv sein
• Verwaltung unter Einstellungen → Behandlungsräume

Verordnungsmanagement (Enterprise)

Heilmittelverordnungen (GKV) vollständig in HAL tracken — Einheiten buchen, PKV-Rezepte drucken. Für Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie und Podologie.

• GKV-Verordnungen: Verordnung anlegen, Einheitenzähler automatisch reduzieren
• PKV-Rezepte: Druck in DIN A5 / A4 mit Praxisdaten und Patientendaten
• Heilmittelkatalog direkt verknüpft — Auswahl per Klick
• Statusanzeige: Offen / Laufend / Abgeschlossen / Abgelaufen
• Verordnungsarchiv je Patient mit Verlaufsansicht

Lagerverwaltung (Enterprise)

Medizinische Bestände, Chargennummern und MHD-Tracking lückenlos dokumentieren.

• Artikel mit Mindestbestand, MHD und Lagerort anlegen
• Chargennummern und Seriennummern erfassen
• Entnahme-Protokoll mit Mitarbeiter, Datum und Menge
• Ablauf-Alerts bei MHD-Unterschreitung auf dem Dashboard
• CSV-Export für Nachbestelllisten

Rezeptanfragen (Enterprise)

Digitale Folgerezept-Anfragen: Patient stellt Anfrage über das Patientenportal → Praxis genehmigt mit einem Klick → automatische Benachrichtigung an Patient.

• Rezeptanfrage-Button im Patientenportal (portal.hal.care)
• Übersicht aller offenen Anfragen im Tab "Rezeptanfragen" (nur Management)
• Genehmigen oder Ablehnen mit einem Klick
• Automatische E-Mail-Benachrichtigung an den Patienten
• Alle Anfragen werden in der Patientenakte dokumentiert

Mio — Patientenakte für Patienten

Mio ist die kostenlose Patienten-App von Rymex Systems UG, verfügbar unter mio.hal.care. Patienten können ihre Gesundheitsdaten eigenständig verwalten und ihre Praxis freiwillig anbinden.

Verbindungscode in HAL

Im Dashboard-Tab (sichtbar für Inhaber, Stellvertreter und Anmeldung) finden Sie den Mio-Verbindungscode der Praxis — ein 8-stelliger Code (z. B. A3F9KL2B). Geben Sie diesen Code an Ihre Patienten weiter.

Patienten verbinden sich in Mio

1. Mio öffnen

   Patient öffnet mio.hal.care und registriert sich (kostenlos).

2. Praxis verbinden

   Unter Profil → "HAL-Praxis verbinden" → Verbindungscode + E-Mail-Adresse eingeben.

3. Sync aktiviert

   Sobald die E-Mail-Adresse mit dem Patienten-Datensatz in HAL übereinstimmt, werden Einträge und Dokumente automatisch synchronisiert.

Daten aus HAL in Mio senden

In der Patienten-Chronik (Tab "Verlauf" in der Patientenakte) erscheint neben jedem Eintrag ein 📱 Mio-Button, wenn der Patient verbunden ist. Per Klick werden Behandlungen, Befunde und Dokumente direkt in die Mio-App des Patienten übertragen.

HAL Akademie

Die HAL Akademie unter akademie.hal.care bietet praxisinterne und allgemeine Fortbildungskurse — von Hygiene über Datenschutz bis Abrechnungsoptimierung.

• Kurse mit Lektionen, Videos und Quizzes (Mindest-Score: 70 %)
• Zertifikat nach bestandenem Test (PDF, druckfertig)
• Abgeschlossene Kurse werden automatisch in den Fortbildungsnachweisen (HAL → Personal → Fortbildungen) eingetragen
• CME-Punkte je Kurs konfigurierbar (im Akademie-Admin)
• Freie Kurse für alle, Pakete-gebundene Kurse ab Professional

Pakete & Lizenz

HAL ist in vier Paketen verfügbar. Der aktuelle Paket-Status und die Laufzeit sind im Tab "Lizenz" (Inhaber/Stellvertreter) einsehbar.

Paket	Enthaltene Module	Mitarbeiter
Starter 149 €/Mo	Patientenverwaltung, Kalender, Rechnungen, SOAP, Arztbriefe, eAU, Fotodoku, Notfallplan, Aufgaben, Kassenbuch, Datensicherung	bis 5 · +15€/MA
Professional 249 €/Mo	+ Patientenportal, Patientennachrichten, Online-Buchung, Broadcast, Terminerinnerungen, Digitale Einwilligungen, Statistiken & Analytics	bis 10
Premium 399 €/Mo	+ Smart Dokumente (OCR), DATEV-Export, Abrechnungskatalog, HR-Modul (Zeiterfassung, Dienstplan, Fortbildungen, EFZG), Monatsbericht	bis 25
Enterprise ab 699 €/Mo	+ Buchhaltung & GuV (nur Inhaber), Hygienemanagement, Gerätewartung, DSGVO-Verzeichnis, NPS & Übergabe, Rezeptanfragen, Vertragsmanagement, Lagerverwaltung, Verordnungsmanagement, Multi-Standort, Behandlungsräume, SLA, Mio-Patienten-App-Anbindung	unbegrenzt

Lizenz-Tab

Inhaber und Stellvertreter sehen im Tab Lizenz: aktuelles Paket, Start-/Ablaufdatum mit Fortschrittsbalken, enthaltene und zusätzlich aktivierte Features. 30 Tage vor Ablauf erscheint ein Warnbanner. Über "Lizenz verlängern" öffnet sich das Support-Formular.

Automatisierte Datensicherung & Wiederherstellung

HAL sichert Ihre Praxisdaten automatisiert und gibt Ihnen jederzeit die Möglichkeit, einen vollständigen Export auf Knopfdruck zu erstellen. Kein IT-Dienstleister, kein manuelles Eingreifen nötig.

Stündliche automatische Snapshots

Im Hintergrund erstellt HAL stündlich automatisierte Snapshots aller Datensatzzählungen — aktiv ohne jegliches Zutun. Der Backup-Status und -Verlauf ist im Tab „Datensicherung" (nur Inhaber) einsehbar.

Vollständiger Datenexport (auf Knopfdruck)

1. Tab "Datensicherung" öffnen

   Unter Einstellungen → Datensicherung (nur Inhaber).

2. "Backup jetzt erstellen" klicken

   HAL exportiert alle 16 Datentabellen und lädt den vollständigen Datenexport sofort herunter. Zusätzlich wird eine Kopie sicher in HAL-Storage abgelegt.

Geführte Wiederherstellung (Restore-Assistent)

Der Restore-Assistent führt Sie in 3 Schritten durch die Wiederherstellung: Exportdatei wählen → Tabellen auswählen → Wiederherstellung bestätigen. Für eine vollständige Datenbankwiederherstellung steht der HAL-Support bereit.

Sicherheitseinstellungen

Unter Personal → Sicherheit können Sie:

• Anzeigenamen ändern
• Passwort ändern (mit Verifikation des aktuellen Passworts)
• 2-Faktor-Authentifizierung einrichten oder zurücksetzen

Support & Hilfe

IT-Support-Ticket

1. Support-Button aufrufen

   Im Dashboard → "IT-Support" klicken.

2. Kategorie und Priorität wählen

   Technisches Problem, Abrechnung/Lizenz, Funktionswunsch, Konto/Zugang oder Allgemein.

3. Beschreibung eingeben und absenden

   Was wollten Sie tun? Was ist passiert? Welche Fehlermeldung erschien?

Direktkontakt

• E-Mail: [email protected]
• App: app.hal.care
• Info: info.hal.care